Klart språk i Grane kommune

Hver dag produserer vi store mengder tekst i vår kommunikasjon med innbyggere og andre. Vi formidler rettigheter, plikter og muligheter, og da må vi bruke et språk folk forstår.

At leserne forstår det vi skriver er en demokratisk rett. Skriver vi godt og forståelig, sparer vi både tid og penger, og sikrer at mottakeren får en bedre opplevelse av kontakten med oss. Godt språk skaper tillit og er god service.

Ikke alle tekster kan være enkle, og ikke alle tekster kan være fri for fagspråk. Det viktige er at teksten er tilpasset mottakeren.

Språkprofil for klart språk

Språkprofilen for Grane kommune er en veileder og et oppslagsverk for ansatte som jobber med formidling gjennom tekst, uansett målgruppe: innbyggere, politikere, næringsliv, samarbeidspartnere eller kolleger.

Ni råd for gode og forståelige tekster

Her får du råd og tips om hvordan du skriver gode og forståelige tekster.

1. Skriv det viktigste først

Begynn alltid med det som er viktigst for leseren, altså det som er helt avgjørende at leseren får med seg. Det betyr at hovedbudskapet, for eksempel vedtaket i et vedtaksbrev, må komme først i teksten, etter en kort innledning som setter teksten inn i en sammenheng.

Hovedbudskap

Bakgrunn og vurderinger

Lovtekster

2. Henvend deg direkte til leseren

Bruk en hyggelig tone når du skriver brev og e-poster. Et byråkratisk språk skaper unødvendig avstand mellom kommunen og leseren. Det unngår vi ved å henvende oss direkte til leseren og gjerne formulere tekstene slik vi ville ha gjort muntlig. Vi må tenke at vi skal snakke med og ikke til leseren.

Ikke skriv i tredje person ved å tiltale leseren som eksempelvis hjemmelshaver, tiltakshaver, søker og klient. Skriv du og dere. Unngå også bruk av ubestemt pronomen som man og en. Da vil teksten bli tydeligere og enklere å forstå.

Høflighetsformer som De, Dem og Deres er ikke lenger vanlig å bruke. Når vi omtaler oss selv, vil det gi en god flyt at vi varierer mellom å bruke vi, Grane kommune, kommunen og navnet på virksomheten vi representerer.

3. Skriv i en god tone

Hvilken tone vi bruker når vi skriver, har stor betydning for hvordan leseren oppfatter teksten. Tekster kan oppfattes ulikt. Vi må unngå at teksten oppfattes som streng, for personlig, arrogant eller nedlatende.

Tenk også over hvem du skriver til. Ulike målgrupper har ulike behov. Skriver du til en innbygger, en bedrift, en kollega eller et politisk utvalg? Tenk gjennom hvilke forutsetninger leseren har for å forstå teksten.

Måten vi skriver på må være tilpasset situasjonen og budskapet. Prøv å sette deg inn i hva mottakeren tenker og føler. Dersom en innbygger sender oss en fortvilet klage etter å ha fått avslag på en søknad om sykehjemsplass, kan (ellers hyggelige) fraser som «ha en god dag» oppleves som upassende og som om vi ikke tar klageren på alvor.

4. Lag informative overskrifter,og strukturer teksten

En informativ overskrift og en godt strukturert tekst med mellomtitler og avsnitt vil gi en god leseropplevelse. Overskriften bør være konkret og forklare hva hovedbudskapet i teksten er. Den kan gjerne være en hel setning, men ikke lengre enn én linje. Mellomtitlene skal framheve viktig informasjon og hjelpe leseren til å navigere i teksten.

Tips

• Det skal ikke være punktum til slutt i overskrifter eller titler.

Titler skrives med små bokstaver, med unntak av første bokstav.

• Overskriften bør være så konkret som mulig.

 
5. Skriv konkret, og bruk verb

Et vanlig fenomen i kommunale tekster er såkalt substantivering. Det gjør språket tungt og vanskelig å forstå. Vi bør unngå substantivering der vi kan uttrykke oss enklere og mer konkret med verb.

Et eksempel på substantivering er å skrive "å foreta avvikling av lunsjspising" i stedet for "å spise lunsj". En effektiv måte å unngå dette på er å være bevisst på å bruke verb til å uttrykke handlinger i stedet for substantiv og substantivuttrykk.

Tips

• Bytt ut substantiv som ender på -ing, med verb.

 
6. Bruk et aktivt språk

En setning kan være enten aktiv eller passiv. I en aktiv setning går det klart frem hvem som gjør noe eller skal gjøre noe. En passiv setning forteller ikke hvem som gjør noe eller skal gjøre noe.

Tips

• Tenk på teksten din som en samtale med leseren. Da er det naturlig å bruke ord som du og dere.
• Vær oppmerksom på verb som ender med -s. Sjekk om roller og ansvar kommer klart frem i setningen.

 7. Bruk et språk som leseren forstår

Tilpass alltid teksten til et språk som leseren forstår. Unngå ord og uttrykk som leseren forbinder med et umoderne og stivt språk.

Eksempler på slike ord er angående, vedrørende og således. Å skrive konkret handler også om å unngå avanserte fremmedord og faguttrykk (se Alternativ ordliste i del 3). Når faguttrykk likevel må brukes,bør vi forklare hva de betyr.

Tips

• Uttrykket i forhold til er korrekt å bruke når det betyr «sammenlignet med». I andre tilfeller bør du bytte det ut eller skrive om setningen.
• Erstatt ha - eller "sette fokus på" med: "legge vekt på", "arbeide med", "prioritere",eller "være opptatt av".
• Du bør unngå fremmedord.
• Du bør forklare faguttrykk.

8. Sett punktum

Bruk korte setninger. Det gjør teksten din mer leservennlig og forståelig. Del opp lange setninger,og unngå særlig innskutte leddsetninger (bisetninger). 

Punktum får leseren til å stoppe opp.

 9. Les korrektur

Teksten er vårt ansikt utad. Hvordan vi skriver er derfor viktig for vår tillit og vårt omdømme.

Det er lett å skrive seg blind. Selv om vi leser korrektur flere ganger oppdager vi kanskje ikke skrivefeilene. Det kan derfor være nyttig å få en kollega til å lese gjennom teksten før du sender den videre.

Et annet nyttig tips er å lese teksten høyt for seg selv. Er det noe du har vanskeligheter med å si, bør du heller ikke skrive det. Å lese teksten baklengs, ord for ord, gjør det lettere å finne skrivefeil. Vær oppmerksom på at autokorrekturen i Windows kan inneholde feil. Spesielt gjelder dette særskriving og orddeling og skrivemåten for dato. Særskriving kalles det når flerleddete uttrykk skrives atskilt. 

En huskeregel

er at uttrykk som begynner på av, for, i, med, om, over, på og til, som oftest skrives i to ord:

• av dage
• av gårde
• for at
• for øvrig
• etter hvert
• i morgen
• i kveld
• i hjel
• i alt
• med mindre
• om bord
• om kapp
• på nytt
• på langs
• til bords
• til lands
• til stede (være til stede)

 Viktige unntak

• iblant
• imellom
• imot
• ifra
• istedenfor (men: i stedet for)
• isteden (men: i stedet)

 Her er en sjekkliste for tekster skrevet i klarspråk

• Jeg har plassert hovedbudskapet tidlig i teksten.
• Jeg har brukt du og dere.
• Jeg har skrevet i en imøtekommende tone.
• Jeg har en informativ tittel og mellomtitler.
• Jeg har brukt verb istedenfor substantiv så mye som mulig.
• Jeg har brukt et aktivt språk.
• Jeg har brukt et klart og tydelig språk.
• Jeg har lest korrektur og fått tilbakemelding fra en kollega.

Skriveregler

Her finner du en oversikt over de viktigste tegnsettings- og rettskrivingsreglene.

Kommunens målform

Grane er en språknøytral kommune. Du velger derfor selv om du vil uttrykke deg på nynorsk eller bokmål.

Det gjelder også i saksframlegg og i publikasjoner og planer med kommunen som avsender. Du kan gjerne svare på brev fra enkeltpersoner eller organisasjoner i samme målform, men det er ingen plikt.

Stor og liten forbokstav

Alle setninger starter med stor forbokstav.

Egennavn skal ha stor 

• forbokstav
• Grane
• Fiplingdal
• Laksforsen

Navn med to eller flere ledd har stor bokstav bare i første ledd

• Grane kommune
• Grane barne- og ungdomsskole
• Grane folkebibliotek
• Fagavdeling helse og omsorg

Når vi snakker om tjenesten, skriver vi med liten forbokstav

• helse- og omsorgstjenesten
• barneverntjenesten
• flyktningtjenesten
• servicetorget

Politiske utvalg og råd skriver vi med liten forbokstav

• kommunestyret
• formannskapet
• eldrerådet

Titler skriver vi med liten forbokstav, også ved underskrifter og på visittkort

• kommunedirektør
• kommunalsjef
• rådgiver
• konsulent

Adressenavn

Kommunen må velge adressenavn i tråd med matrikkelloven, og skrivemåten må være i tråd med stedsnavnloven. Vi skriver veg, ikke vei.

Når personen og institusjonen har samme navn, har personen liten forbokstav og institusjonen stor forbokstav

• barneombudet (person)
• Barneombudet (institusjon)
• fylkesmannen (person)
• Fylkesmannen (institusjon)
• kongen (person)
• Kongen i statsråd (institusjon)
• Hans Majestet Kongen

Statsorgan skal ha stor forbokstav

• Stortinget
• Riksrevisjonen
• Høyesterett

Staten skriver vi med liten forbokstav

• staten

Ord med geografiske navn og personnavn kan du skrive med stor bokstav og bindestrek,

• Grane-folk
• Grane-samfunn
• Grane-kvinne

men vi skriver helst slik

• granefolk
• granesamfunn
• granekvinne
• graneværing

Navn på lover og forskrifter skriver vi med liten forbokstav

• forvaltningsloven,
• plan- og bygningsloven,
• forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser

Forkortelser

I løpende tekst bør vi begrense bruken av forkortelser. Spesielt gjelder det ukjente og interne forkortelser som vil være vanskelige for leseren å forstå.

I stedet for forkortelser som "jf.", "bl.a". og "mfl." bør du skrive "jamfør", "blant annet" og "med flere".

Skal du bruke en mindre kjent forkortelse, skriver du først hele navnet med forkortelsen i parentes bak: "planutvalget (PLU)", "kommunestyret (KS)" og "skolefritidsordningen (SFO)".

Når vi har introdusert forkortelsen på den måten, kan vi bruke den videre i teksten. Allment kjente forkortelser for egennavn kan vi bruke uten å forklare, slik som NRK, NSB, LO, NATO, EU og FN.

Tips

• De fleste forkortelser har punktum til slutt, med unntak av forkortelser for myntenheter, mål og vekt (kr, cm og kg).
• Gårds- og bruksnummer skriver du fullt ut først, deretter forkortet i parentes.

Eksempel: Fradelingen gjelder for gårdsnummer 2 og bruksnummer 2 (gnr. 2, bnr. 2).

Forkortelser for politiske partier:

• Ap Arbeiderpartiet
• H Høyre
• FrP Fremskrittspartiet
• KrF Kristelig Folkeparti
• Sp Senterpartiet
• V Venstre 
• SV Sosialistisk Venstreparti
• MDG Miljøpartiet De Grønne
   

Punktlister

En god måte å få fram viktig informasjon på er bruk av punktlister. Her er de viktigste reglene for punktlister:

• Punktene i en liste skal ha samme språklige form.
• Punktene kan bestå av enten fullstendige setninger, setningsdeler eller enkeltord.
• Når punktene er fullstendige setninger, skal det være stor forbokstav og punktum til slutt.
• Når punktene ikke er fullstendige setninger, skal det være liten forbokstav, og det skal ikke stå punktum til slutt.
• Det skal bare være kolon etter innledningsordene hvis vi ville brukt kolon der i vanlig, løpende tekst.

Dato, klokkeslett og telefonnummer

Bruk åtte siffer for dato i brev og dokumenter i rekkefølgen dag–måned–år:

• 29.05.2022

I løpende tekst bruker vi bokstaver og tall:

• 29. mai 2022

Når det gjelder hele timer, bruker vi tall fra 0 til 24:

• kl. 9

Firesifrede klokkeslett kan skrives med eller uten punktum eller kolon:

• kl. 0905
• kl. 14.05
• kl. 08:45

Mobilnummer skriver vi i grupper på tre, to og tre siffer:

• 905 18 656

Telefon- og faksnummer skriver vi i grupper på to og to siffer:

• 75 18 22 00

Femsifrede telefonnummer skriver vi i ett:

• 02800

HUSK

Datoer og tall som uttrykker første, andre, tredje, fjerde og så videre, skriver vi med siffer etterfulgt av punktum og mellomrom: 4. desember, 3. gang, 10. kunde.

Tall og beløp

Tall, til og med tolv skriver vi med bokstaver. Større tall skriver vi med siffer.

• Avdelingen har seks ansatte.
• Kommunen har 200 årsverk.

I tekster der selve tallene er hovedpoenget, eller der både store og små tall står sammen, bruker vi bare siffer.

• Innen fristen 15. juni mottok kommunen 32 søknader fra 28 kor og 4 korps.
• Klagefristen er 3 uker.

I tabeller skriver vi alle tall med siffer.

Tall med fire eller flere siffer skriver vi med mellomrom mellom hver tusen.

• 6 500 innbyggere
• 100 000 kroner i tilskudd 
• budsjettrammen på kr 4 000 000

I budsjettdokumenter og lignende bruker vi forkortelsen kr, som vi setter før beløpet.

I andre tekster skriver vi kroner helt ut og setter det etter beløpet.

HUSK

Ordet ett er et tallord, mens et er en artikkel. Altså skal du bruke ett bare når du markerer at det er ett og ikke to.

• Det var kun ett hus, og det var én person i huset.
• Det er forskjell på å sende et brev og sende ett brev.

Eksempler

• kr 100
• 100 kroner

Skråstrek (/)

Skråstrek har flere funksjoner. Den viktigste er å skille mellom alternativer. I sammenhengende tekst er det best å ikke bruke skråstrek, særlig hvis det er uklart hva skråstreken står for. Et alternativ til skråstrek er å bruke ordet og eller .

Skråstrek mellom enkeltord skriver du slik:

• buss/tog
• ja/nei 
• han/hun 
• og/eller

Når alternativene består av to eller flere ord, skal du bruke mellomrom før og etter skråstreken:

• kommer / kommer ikke
• hjemme / på arbeid

Kolon (:)

Når vi ønsker å peke på noe som kommer etter, kan vi bruke kolon.

• Kjerneverdiene til en kommune kan være: raus, interessert, modig og kompetent.
• Dette må dere ta med: vannflaske, tursko og turmat.

Semikolon (;)

Semikolon bruker vi når vi ønsker å knytte sammen to setninger som har en kortere stans enn punktum og en lengre stans enn komma mellom seg. Semikolon er altså en mellomting mellom punktum og komma.

HUSK

Det skal være liten forbokstav etter kolon når det som kommer etter, ikke er en helsetning.

EKSEMPEL

I går gikk vi tur; i dag skal vi sykle.

Komma (,)

Ikke vær redd for å sette komma. Vanligvis setter vi for få komma.

Men først må vi minne om forskjellen på en helsetning og en leddsetning. En helsetning kan stå alene og gi mening, mens en leddsetning alltid er del av en helsetning. De fem viktigste kommareglene finner du nedenfor:

1. Det skal være komma etter en leddsetning som står først i en helsetning.

Leddsetninger begynner ofte med ord som at, dersom, fordi, hvis, nå og da. Når du ser disse ordene i begynnelsen av en setning, skal setningen etter all sannsynlighet ha komma.

Eksempler

• Dersom kundene ønsker det, kan vi tilby produktet.
• Hvis alle skal gå i tog, må politiet lede det.

2. Når en setning starter med et infinitivsledd (for å…), skal det ikke være komma.

Eksempler

• For å søke på stillingen må du være kvalifisert.
• For å få bostøtte må du oppfylle visse kriterier.

3. Det skal være komma mellom sideordnede leddsetninger.

Når to eller flere leddsetninger står etter hverandre i en helsetning,setter vi komma mellom dem.

Ordene i fet skrift i eksemplene til høyre viser hvor leddsetningene begynner. Leddsetninger begynner ofte med at, dersom, fordi, hvis,når, da, hvordan, hva, hvilke, som.

Eksempler

• Bakgrunnen er at kommunens regelverk er delt inn i en forskrift om tildeling og en forskrift om tilbakebetaling, og at kundene stort sett er enten mottakere eller tilbakebetalere.
• Vi må finne ut hvordan vi skal løse denne oppgaven, og hvordan vi best kan samarbeide.

4. Det skal være komma etter en innskutt som-setning (relativsetning), også der som er utelatt, men underforstått.

Eksempler

• Dataene som ble innrapportert på denne måten, blir ikke vurdert av saksbehandleren.
• Beregnet med utgangspunkt i dem som har fått lån, koster forslaget 32,2 millioner kroner. 
• Et annet tiltak arbeidsgruppen anbefaler, er å øke den økonomiske støtten.

5. Det skal være komma mellom to sideordnede helsetninger. To helsetninger som bindes sammen med og, eller, men eller for, skal ha komma mellom seg.

Eksempler

• Retten til grunnskoleopplæring ble innført 1. august 2002, og fra og med undervisningsåret 2002–2003 har det blitt gitt støtte til slik opplæring.
• Elevene kan tilegne seg det faglige innholdet på flere måter, men den vanligste er fortsatt tradisjonell klasseromsundervisning.

Og eller å?

Og er et bindeord og brukes dermed for å binde sammen setninger og ord av samme type og med samme funksjon.
Å er et infinitivsmerke og forteller at det som følger etterpå, er et verb i infinitiv (som i å være eller å bli).

Tips

Legg merke til skrivemåten av disse to faste uttrykkene:vel å merke, så å si.

Tips

Hvis du er i tvil om det skal være og eller å, kan du bruke fortidsprøven. Da gjør du om alle verbene i setningen til fortid (preteritum). Det som er riktig i fortid, er også riktig i nåtid (presens).

Eksempel:

Mange nordmenn forsøker å/og slutte å/og røyke.

Fortidsprøven:

Mange nordmenn forsøkte å slutte å røyke.

Fasit:

Mange nordmenn forsøker å slutte å røyke.

Noen gjengangerfeil

HUSKEREGEL

Den gang da, hver gang når.

1. Da eller når

Da bruker vi om noe som skjedde i fortid. Når bruker vi om noe som har skjedd flere ganger / skjer i nåtid.

Eksempler

• Da vi reiste, møtte vi flere kjenninger.
• Når vi reiser, møter vi alltid kjenninger.

2. Lengre eller lenger

Lengre er komparativformen av adjektivet lang. Lenger er komparativformen av adverbene langt og lenge.

Eksempler

• En lang stopp, men stanga er lengre.
• Han kastet langt, men hun kastet lenger.

3. Ifølge eller i følge

Ifølge i ett ord er en preposisjon og er den vanligste skrivemåten. Men i følge kan også skrives i to ord. Da er følge et substantiv.

Eksempler

• Ifølge Nyhetene og været på TV 2 blir det storm i morgen.
• Han kom i følge med meg.

4. Bevilling eller bevilgning

En bevilling er en tillatelse, mens en bevilgning beskriver et pengebeløp.

Eksempler

• Din søknad om skjenkebevilling oppfyller kravet til sikkerhet.
• Kommunen gir kr 100 000 i bevilgninger til lag og foreninger.

Alternativ ordliste

 Nyttige lenker og kilder brukt til språkprofilen

• språkrådet.no
• klarspråk.no
• korrekturavdelingen.no
• NTB Arkitekt
• kslaring.no